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/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / payr222 / scramble.stx < prev    next >
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Text File  |  1990-03-05  |  8.9 KB  |  200 lines
  1. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 01
  2.  
  3. In this section of the documentation we will look at how to initiate data 
  4. encryption. This is OPTIONAL and is only necessary if your computer is 
  5. officially used by people who are not authorised to see payroll information, or 
  6. if your computer is kept in an unlocked office where it might be used 
  7. unofficially after hours by people working overtime.  
  8.  
  9. These procedures need only be done once per employee file to start the 
  10. encryption process, after that it will be maintained automatically. However, 
  11. for encryption to be maintained you must have already set up your own employee 
  12. file (as opposed to testing PAYROLL USA with Anthistle Systems test employee 
  13. file, otherwise when the test files are deleted the data encryption will stop 
  14. and you will need to repeat this procedure with your own employees to restart 
  15. it). 
  16.  
  17. First start PAYUSA in the normal way and if multiple configuration files exist 
  18. select the one you wish to initiate encryption on. The above main menu will 
  19. then appear. Select choice "F6 DOCUMENTATION / SLIDE SHOW / DOS SHELL" 
  20.  
  21. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 02
  22.  
  23. When the above sub menu appears take choice "F4 SHELL TO DOS (TO EXECUTE DOS 
  24. COMMANDS)" 
  25.  
  26. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 03
  27.  
  28. Insert the first of our two distribution diskettes in drive A: and do a 
  29. directory to verify that SCRAMBLE.EXE is on the diskette. Your screen will now 
  30. look something like the above except your DOS copyright notice may look 
  31. different, the drive letter in your DOS prompt may be C: instead of D: and the 
  32. contents of the diskette directory may be different.  If you have the trial 
  33. version then SCRAMBLE.EXE may even be missing as for marketing reasons the 
  34. trial has to fit on no more than 2 diskettes and we may be short on diskette 
  35. space necessitating the omission of non essential or little used programs. (If 
  36. so, you will receive any missing programs when you become a Registered User.) 
  37. If SCRAMBLE.EXE is NOT on the distribution diskette then just type EXIT and 
  38. press Enter to return to the PAYUSA menu. 
  39.  
  40. If SCRAMBLE.EXE is on the distribution diskette type A:\SCRAMBLE ENC and press 
  41. Enter.  Note the parameter " ENC" after the name of the program, this is to 
  42. tell SCRAMBLE to ENCrypt the files. Note also we are not changing the active 
  43. drive, we are including the path (A:\) to the program as a prefix to its name. 
  44. DOS 3.xx or greater may be required for this method of running the program to 
  45. work. We need to keep the hard disk the active drive because when SCRAMBLE 
  46. starts it will look for the PAYUSA.CNF configuration file on the active 
  47. directory, which in turn tells it where to find the data that is to be 
  48. encrypted.  You can easily check which version of DOS you are using by typing 
  49. VER at the DOS prompt and pressing Enter. 
  50.  
  51. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 04
  52.  
  53. SCRAMBLE will then encrypt the input data directory (which may be different to 
  54. the D:\PAYIN\ shown in the above example). 
  55.  
  56. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 05
  57.  
  58. SCRAMBLE will then encrypt the output data directory (which may be different to 
  59. the D:\PAYOUT\ shown in the above example). 
  60.  
  61. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 06
  62.  
  63. When SCRAMBLE returns to the DOS Prompt simply type EXIT and press enter to 
  64. return to the PAYUSA menu. 
  65.  
  66. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 07
  67.  
  68. Then press Esc to exit the sub menu and return to the main menu. 
  69.  
  70. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 08
  71.  
  72. And from the main menu press F7 or Esc to exit back to DOS.  Do not make any 
  73. other selections from the menu yet. First we have to go back to DOS and restart 
  74. PAYUSA so it can detect that it is dealing with encrypted files. 
  75.  
  76. This completes the one time start up procedure for using encrypted files. The 
  77. next part of this section shows how encryption is automatically maintained, 
  78. followed by a final part that shows how to discontinue encryption. 
  79.  
  80. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 09
  81.  
  82. Start up PAYUSA again in the normal way.  
  83.  
  84. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 10
  85.  
  86. PAYUSA will detect the encrypted files and display the above screen. This and 
  87. the following two screens will be seen each time you use PAYUSA with encrypted 
  88. files 
  89.  
  90. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 11
  91.  
  92. SCRAMBLE un-encrypts the encrypted files on the input directory. The last 
  93. character of the encrypted file name extension will be a graphic character. 
  94.  
  95. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 12
  96.  
  97. Then SCRAMBLE un-encrypts the encrypted files on the output directory. The last 
  98. character of the encrypted file name extension will be a graphic character. 
  99.  
  100. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 13
  101.  
  102. Then the main PAYUSA menu appears.  Now you can make any choice and run your 
  103. payroll in the normal way. 
  104.  
  105. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 14
  106.  
  107. When you are finished with your payroll session and exit from the main PAYUSA 
  108. menu then PAYUSA will display the above screen. 
  109.  
  110. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 15
  111.  
  112. Then SCRAMBLE will encrypt the input directory 
  113.  
  114. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 16
  115.  
  116. Then SCRAMBLE will encrypt the output directory, your data is now safe if you 
  117. lock up the diskette containing SCRAMBLE.EXE in a desk drawer or in your safe. 
  118. SCRAMBLE.EXE can also be used to encrypt and decrypt other sensitive files of 
  119. any type on your computer.  Run it as a stand alone program from the DOS prompt 
  120. with no parameters to see information on how to do this, and to see the 
  121. restrictions and limitations of Anthistle Systems & Programming Ltd. liability 
  122. concerning its use. 
  123.  
  124. This concludes the documentation of automatic detection and handling of 
  125. encrypted payroll files. In the remaining screens of this section we will see 
  126. how to discontinue automatic us of SCRAMBLE. 
  127.  
  128. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 17
  129.  
  130. If you decide to discontinue data encryption it must be done directly from the 
  131. DOS prompt for the data directories concerned, rather than in a DOS SHELL 
  132. started from PAYUSA (because we have to defeat the automatic detection 
  133. procedure before it begins, and it would already have begun if PAYUSA had been 
  134. started).  If you have only one set of employee files the data directories will 
  135. most likely be \PAYIN and \PAYOUT (our defaults).  If you have multiple 
  136. configuration files and the one you want is started by selecting the SMITH.CNF 
  137. configuration then the data directories are most likely \SMITH\PAYIN and 
  138. \SMITH\PAYOUT .  You can test this by doing a directory from the DOS prompt, 
  139. example DIR \PAYIN or DIR \SMITH\PAYIN and the files will be listed on the 
  140. screen. If they are encrypted files the last character of the filename 
  141. extension will be a graphic character. 
  142.  
  143. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 18
  144.  
  145. Insert your diskette containing SCRAMBLE.EXE in drive A: then change directory 
  146. to the hard drive input payroll data directory, done in the above example with 
  147. CD \PAYIN . Then type DIR and press enter to verify that the files listed are 
  148. the ones you expect.  If everything looks good, type A:\SCRAMBLE DEC and press 
  149. enter.  Note the active directory is the hard disk data directory, and we are 
  150. executing SCRAMBLE from drive A: by prefixing its name with the path to where 
  151. it resides (DOS 3.xx may be required to do this).  Note also the parameter 
  152. " DEC" after the program name, this tells SCRAMBLE to DECrypt the directory. 
  153.  
  154. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 19
  155.  
  156. Because it cannot find the configuration file, SCRAMBLE does not know if it is 
  157. processing payroll data or not.  If we reply Y it will not decrypt the files 
  158. but instead will display instructions for the normal use with payroll. This is 
  159. not normal use, so we lie a little and reply N so it thinks these are not 
  160. payroll files. 
  161.  
  162. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 20
  163.  
  164. SCRAMBLE will display the file names and ask if it is OK to proceed. Now we can 
  165. reply Y and the files will be decrypted (unscrambled). 
  166.  
  167. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 21
  168.  
  169. The files will be listed one by one as they are decrypted, then when they are 
  170. all done SCRAMBLE will terminate and return you to DOS. 
  171.  
  172. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 22
  173.  
  174. Now we change directory to the output directory, in this example done with 
  175. CD \PAYOUT , then we repeat exactly the same steps we did with the input 
  176. directory. 
  177.  
  178. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 23
  179.  
  180. Lie a little and reply N again on the above screen. 
  181.  
  182. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 24
  183.  
  184. Reply Y on the above screen. 
  185.  
  186. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 25
  187.  
  188. And the output files are listed as they are decrypted. 
  189.  
  190. Screenfile SCRAMBLE.SCN Screen# 26
  191.  
  192. If at this point you do a directory display of the input and output directories 
  193. then you will see that the last character of the filename extension is now back 
  194. to normal (no longer a graphic) indicating that the file is no longer 
  195. encrypted. Providing there are no encrypted files on either the input or on the 
  196. output directories then the next time you use PAYUSA you will no longer be 
  197. asked for the SCRAMBLE.EXE diskette when accessing these employees.
  198.  
  199. 
  200.